Izsakām lielu pateicību par izcili novadītajām mācībām "Krīzes vadības komanda". Mācību saturs bija ļoti labi strukturēts un lieliski pielāgots mūsu uzņēmuma konkrētajai situācijai un vajadzībām. Īpaši vērtējām reālo piemēru un scenāriju iekļaušanu, kas palīdzēja labāk izprast iespējamās krīzes situācijas un to risināšanas stratēģijas. Interaktīvā pieeja un spēja iesaistīt klausītājus radīja pozitīvu atmosfēru, kas bija ļoti svarīga, veidojot praktiskus rīcības plānus. Diskusijas un grupu darbs ļāva dalībniekiem dalīties pieredzē, uzdot svarīgus jautājumus un padziļināt izpratni par tēmu. Dalībnieku aktīvā iesaiste un profesionālā attieksme radīja motivējošu un konstruktīvu mācību vidi. Šāda veida mācības noteikti būtu ieteicamas arī citiem uzņēmumiem, kas vēlas uzlabot savu gatavību krīzes situācijām.
Ieva Brūna-Labāne
Latvijas autoceļu uzturētājs / Personāla attīstības vadītāja
Ir uzņēmumi, kuru specifika pieprasa konkrētu darbību nestandarta situācijām ar augstu intensitāti. Daži tās sauc par krīzes vadības komandām, citiem tās ir uzņēmuma nepārtrauktas (Business Continuity / BC) darbības nodrošināšanas komanda, vēl kādam ārkārtas reaģēšanas komandas. Nosaukumi dažādi, bet mērķis viens – organizēt nepieciešamos procesus sarežģītās un augstas intensitātes īslaicīgās situācijās, kā piemēram:
Katram uzņēmumam šīs situācijas ir specifiskas, unikālas, dažādas. Divu vienādu situāciju un risinājumu principā nav. Šādiem gadījumiem nepieciešama kā minimums rekomendējoša satura dokumentācija, kas iekļauj vismaz darbības vadlīnijas, konkrēto komandu sastāvus, situācijas analīzi u.c. Vairumā gadījumu galvenā dokumentācija tiek papildināta ar darbības instrukcijām pielikumos.
Galvenais, kas jāsaprot... Tās nav standarta situācijas ar kādām personāls saskaras ikdienā. Tie ir apstākļi ar augstu intensitāti, spēcīgu psiholoģisko spiedienu, daudz augstākām likmēm lēmumu pieņemšanas procesā, turklāt ļoti bieži lēmumu svari nav ne 70/30, ne 60/40, bet sasniedz pat 49,9/51,1 līmeni, kas tikai pastiprina spriedzi, viedokļu dažādību pie ļoti ātri zūdošiem laika resursiem. Galvenā kļūda ir uzskatīt, ka uzņēmums tam ir gatavs bez sagatavošanās, un ka pietiek ar formāli sagatavotu dokumentāciju. Galvenie izaicinājumi saistīti ar to, ka
Savulaik pat nebiju aizdomājies par šādas problēmas aktualitāti un palīdzības nepieciešamību, līdz 2022.gadā, uz Ukrainas kara fona, uzrunāja viens uzņēmums. Pēc vienas dienas programmas, krīzes vadības plānā tika atklāti vairāki trūkumi, ko bija salīdzinoši vienkārši izlabot. Starp trūkumiem bija gan nevajadzīgi procesi, ko vajadzēja atmest, vai vienkāršot, kā arī iztrūkstošas lietas. Soli pa soli, sāka uzrunāt plānu pārbaudei, dokumentācijas uzlabošanai arī citas organizācijas. Rezultātā, šobrīd ir izveidojušies trīs galvenie risinājumi, ko iespējams realizēt gan katru atsevišķi, gan visu kopā, ko vienotu, kompleksu projektu.
BC procesa dokumentācijas vadlīniju izstrāde
Organizācija, kurai šāda dokumentācija ir aktuāla, tomēr nav nepieciešamo speciālistu izstrādei, izklāsta savu situāciju, nodrošina visu nepieciešamo informāciju, balstoties uz ko, tiek izstrādāta praktiska un vienkārši lietojama BC situācijas dokumentācija, ko nepieciešamības gadījumā, organizācija var lūgt juristiem noformēt arī kā uzņēmuma iekšējo normatīvo aktu. Dokumentācijas sagatavošanas ilgums līdz vienam mēnesim.
BC dokumentācijas pārbaude ar teorētisko situāciju izspēli
Esošās dokumentācijas pārbaude ar teorētisko situāciju izspēli, primāri izmantojot WG un TDG metodes. Vienkāršā valodā izsakoties, tiek izstrādāti apmācību scenāriji, kas teorētiski tiek izspēlēti vienā, vai vairākās lokācijās, lai gūtu vajadzīgo pieredzi un atziņas. Programmas sākumā izspēle notiek palēnināti, sekojot rūpīgi dokumentācijai, savukārt programmas noslēgumā process tiek realizēts jau reālajā laikā. Vairumā gadījumu šāds process aizņem vienu darba dienu un konkrētās komandas dalībnieku klātbūtni. Šāda pieeja ļauj organizācijas plānu testēt no pavsam cita skatu punkta, ko bieži nepamana iekšējie resursi, jo ir pieraduši pie vairākām niansēm, kas nereti veido t.s. "funcionālo aklumu." Tieši tāpat kā mēs savās mājās ar laiku neredzam vienu nepiesistu grīdas līsti pēc remonta, bet atnāk ciemiņš, kurš to uzreiz pamana.
BC dokumentācijas pārbaude ar praktisko situāciju izspēli
Šo procesu ieteicams organizēt tikai, ja uzņēmumam jau ir kvalitatīva dokumentācija un tā kā minimums ir pārbaudīta ar teorētiskām metodēm vismaz trīs dažādās situācijās. Šis ir vissarežģītākais, bet arī visefektīvākais process. Šāds process aizņem vienu dienu, kas sadalīta divās fāzēs: praktiskā situācijas izspēle, kam seko procesa analīze, atziņu apkopošana un dokumentācijas uzlabošana.
Rīgas Nacionālais zooloģiskais dārzs savā pilnveidošanās procesā saskarās ar nepieciešamību izveidot mūsdienīgu un efektīvu iekšējo un ārējo drošības risku reaģēšanas komandu.
Komanda bez sistēmas nav dzīvotspējīga.
Sistēma bez iedvesmotāja nav kvalitatīva.
Procedūras jeb saturs bez realitātes izpratnes nav mūsdienīgs.
Rezultātā, 2024.gadā sākām sadarbību ar Nauri Sviku, kura vadībā izveidojām strukturētu modeli organizācijas rīcībai iekšēju un ārēju apdraudējumu gadījumā. Ja sākotnēji gaisā virmoja vēlmes un idejas un labākās prakses paraugu atskaņas citos zoodārzos, tad Nauris šajā “kokteilī” ienesa strukturētu loģiku un sākotnēji iepazīstot nozari un tās specifiku, komandu un tās spējas, izstrādāja savu redzējumu veicamajiem soļiem noteiktā laikā un apjomā.
Procesā ietilpa arī dokumentācijas izstrāde, kas ir neatņemama procesa pēctecības nodrošināšanas sastāvdaļa. Kopā domājām, kopā mācījāmies un finālā darbinieku veikto mācību un praktisko nodarbību rezultātā ir tapusi motivēta un atbildīga uzņēmuma iekšējā ārkārtas situāciju komanda, kā arī saprotama sistēma visiem darbiniekiem, kas pastāvīgi ļauj justies zinošākiem un gatavākiem nestandarta situācijās.
Uzturēt sistēmu aktīvu palīdz Naura sadarbības laikā uzdotie jautājumi, kas paliek kā rokasgrāmata vadītājam.
Anete Bilzēna
Rīgas Nacionālais zooloģiskais dārzs / Valdes locekle
Nauris ir viens no retiem speciālistiem, kurš piedāvā programmas šajā jomā, apvienojot krīzes vadības komandu darbības algoritmus, ar High Performance Team algoritmiem. Viņa pieredze iekļauj pilnu darbības ciklu no dokumentācijas izstrādes līdz praktiskai situācijas izspēlei visdažādākajās nozarēs (piemēram, būvniecība, transports, loģistika, atpūta u.tml.). Dokumentācijas izstrādes process parasti tiek veikts sadarbībā ar kādu no uzņēmuma kvalificētiem speciālistiem, savukārt izspēlējamo situāciju izstrāde paliek slepenībā līdz pat norises dienai. Nauris ir ieinteresēts uzņēmuma interešu un efektīvu darbības procesu nodrošināšanā, nevis dienestiem nepieciešamo formalitāšu aizpildīšanā, kas nepārprotami, reizēm ir būtiski svarīgas, bet reizēm tomēr birokrātiskas. Naurim ir vairāku gadu pieredze komandu vadīšanā augstas intensitātes apstākļos, dažādu plānu izstrādē un testēšanā.